مجله زندگی

سازمان ها و شرکت ها همیشه مملو از ایمیل هایی هستند که برای ایجاد فایل استفاده می شوند. اما یکی از مهمترین مشکلات تجمع این برگه ها در اتاق بایگانی است. خطرات جانبی، خطاهای انسانی و عوامل محیطی پرونده های موجود در دفتر را تهدید می کند و برای جلوگیری از این امر، استفاده از خدمات اسکن اسناد بهترین راه است. اگر شرکت یا سازمان شما نیز به دنبال راه هایی برای خلاص شدن از شر برگه های آرشیو است و بهبود دسترسی به اطلاعات برای آن مهم است، توصیه می کنیم از خدمات اسکن اسناد یک شرکت معتبر استفاده کنید. برای این کار بهتر است با انواع اسکن اسناد، مزایا و کاربردهای آن آشنا شوید پس با ما همراه باشید.

اسکن اسناد چیست؟

اسکنر اسناد اداری و  اسناد و مدارک روشی نوین برای ذخیره سازی اطلاعات برای سازمان ها و مشاغل مختلف است که به دلیل استفاده و برتری روش های سنتی قبلی در تمامی زمینه ها مورد توجه قرار گرفته است. اسناد اسکن شده به کارکنان سازمان شما این امکان را می دهد که اطلاعات مورد نیاز خود را با سرعت و دقت بیشتری جستجو کنند و دیگر نیازی به استفاده از دستگاه فتوکپی در محل کار نیست. اسکن و بایگانی اسناد و سوابق سازمانی محیطی امن برای فایل ها ایجاد می کند به گونه ای که با اسکن و ایجاد دسترسی محدود، فقط افراد خاصی می توانند به اسناد و سوابق سازمانی خاص دسترسی داشته باشند، در حالی که این قابلیت در اتاق های اسناد وجود ندارد. اسکن فایل های اداری و سازمانی امکان دسترسی سریع به اسناد را فراهم می کند و با این روش می توانید اطلاعات مورد نیاز خود را به سادگی با جستجوی نام فایل یا جزئیات کامل آن در صفحه مشاهده کنید.

انواع اسکن اسناد را بشناسید

در مورد انواع اسکن الکترونیکی اسناد می توان به موارد زیر اشاره کرد:

اسکن پرونده شخصی؛ واحدهای مختلفی در سازمان ها وجود دارد که هر کدام با توجه به فعالیت خود اقدام به تولید اسناد می کنند. نحوه نگهداری و اسکن اسناد برای سازمان ها بسیار حائز اهمیت است و از آنجایی که روز به روز بر حجم اسناد و مدارک پرسنلی افزوده می شود، باید به خوبی از آنها نگهداری شود و در این راستا سیستم الکترونیکی اسکن اسناد و مدارک یکی از بهترین روش ها می باشد. . بنابراین نصب و اجرای این برنامه به افزایش بهره وری سازمان شما کمک می کند.

نظارت بر اسناد حسابداری و مالی؛ فاکتورهای خرید و اسناد مربوط به حسابداری از مهمترین اسنادی هستند که در یک شرکت یا در حین حسابداری و مالی وجود دارد. در واقع از این اسناد استفاده زیادی می شود و افراد شاغل در واحد حسابداری اغلب هر روز با آنها سر و کار دارند. بنابراین در صورتی که این اسناد و مدارک به درستی نگهداری نشوند و کنترل دقیقی روی آن ها وجود نداشته باشد، می توانید هزینه های زیادی را برای نگهداری از این اسناد بپردازید. بنابراین، بهترین راه حل برای حفاظت و مراقبت از فاکتورهای مالی شرکت، استفاده از خدمات ردیابی اسناد است.

اسکن اسناد پزشکی؛ بسیاری از مراکز مراقبت های بهداشتی مانند مراکز جراحی، بیمارستان ها، مطب های پزشکی خصوصی، دندانپزشکان، کلینیک ها و غیره نیاز به پیگیری بیماران خود دارند. در این راستا برای کاهش هزینه ها و مناسب نگه داشتن این مدارک بهترین روش استفاده از نرم افزار اسکن الکترونیکی مدارک است که با استفاده از آن می توانید به راحتی سوابق پزشکی بیماران خود را در پرونده آنها وارد کنید. این نرم افزار می تواند رتبه مرکز پزشکی شما را بالا ببرد و هزینه دسترسی و تحقیق به پرونده های پزشکی بیمار بسیار کاهش یابد.

مزایای اسکن اسناد

در مورد مزایای اسکن اسناد الکترونیکی می توان به موارد زیر اشاره کرد:

باز کردن اسناد و جستجوی بین اسناد با این روش سریعتر از سیستم سنتی است.

با حذف فایل های کاغذی هزینه های سازمانی را کاهش می دهد.

ذخیره سازی و طبقه بندی اطلاعات در این سیستم نسبت به اسناد کاغذی ایمن تر است و می توان هر چند وقت یکبار که نیاز باشد از تمامی اسناد پشتیبان گیری کرد.

برای نگهداری اسناد کاغذی در دفاتر باید فضای زیادی در نظر گرفته شود، اما وقتی صحبت از اسکن اسناد می شود، یک کیس کامپیوتر به کمترین فضا نیاز دارد.

طبقه بندی و سازماندهی اسناد در این سیستم نسبت به سیستم کاغذی منعطف و راحت تر است.

اسناد کاغذی نیاز به صرف هزینه های زیادی برای تعمیر و نگهداری دارند، مثلاً پرسنل، اعلام حریق، سیستم های اطفاء حریق و ... اما با اسکن اسناد از این هزینه ها کاملاً جلوگیری می شود.

کاربرد اسکن اسناد

در مورد استفاده از اسکنر اسناد می توان به موارد زیر اشاره کرد:

کارهای اداری بدون محدودیت انجام می شود.

فرآیندهای کسب و کار بهبود می یابد.

سطح امنیت ذخیره سازی اسناد در حال افزایش است.

تلاش دستی برای تکمیل وظایف روزانه کاهش می یابد.

زمان فرآیند کاهش می یابد، در زمان و هزینه های سازمانی صرفه جویی می شود.

برای قیمت اسکن اسناد با کدام شرکت معتبر تماس بگیریم؟

هزینه اسکن اسناد و مدارک الکترونیکی با توجه به تعداد صفحات و نوع درخواست محاسبه می شود و پارامترهای موثر برای تعیین تعرفه این رویه عبارتند از:

محل اسکن سند

نوع اسکن درخواستی آوافرهنگ

تعداد مدارک مورد نیاز برای اسکن

نوع و کیفیت اسناد